À l’heure actuelle, 3 entreprises sur 4 ont recours à une plateforme de partage de fichiers pour simplifier les échanges entre les collaborateurs. Cela a pour objectif de faciliter les formalités administratives et d’accroître la productivité des équipes. Toutefois, entre les différentes solutions proposées sur le marché, il n’est pas facile de trouver l’outil le plus adapté à son activité. Nous allons vous présenter ci-après les critères à prendre en compte pour sélectionner le système le plus fiable.
L’importance d’un système d’authentification performant
Pour qu’une application d’échanges de documents soit sécurisée, celle-ci doit présenter des systèmes d’authentification autres que le mot de passe ou le login. Par exemple, l’accès à un dossier confidentiel n’est accordé qu’à la présentation d’un certificat ou d’une signature électronique PDF. Certains logiciels collaboratifs renforcent le système de reconnaissance de l’utilisateur par l’usage d’un code SMS ou d’une clé physique. Il s’agit d’une clé USB générant un code d’identification sécurisé. L’ouverture du fichier protégé ou de l’interface utilisateur se fait de façon automatique en cliquant sur le bouton dédié.
L’accessibilité et l’interface
Le manque d’accessibilité de votre service de partage de fichiers peut impacter directement l’efficacité et la performance de vos collaborateurs. En effet, elle peut retarder le traitement de dossier ou l’organisation d’un board meeting par exemple.
Les documents doivent être disponibles et consultables à tout moment pour garantir la productivité et la motivation de votre équipe. Il est alors important d’opter pour un logiciel sécurisé et ergonomique comme celui d’oodrive par exemple.
L’expérience utilisateur est également un critère essentiel pour le choix d’une application de partage de fichiers sécurisé. Pour que les usagers puissent partager les données sans complication, il convient de choisir un produit facile d’utilisation. Ce dernier doit, entre autres, permettre de réaliser aisément différentes actions : envoyer, modifier, rechercher ou télécharger un fichier en un ou deux clics.
La protection des accès aux données
La sécurité des informations représente un enjeu de taille pour les entreprises. Cela permet de prévenir les cyberattaques qui pourraient avoir de graves conséquences sur leurs activités. En effet, les conséquences des cyber menaces peuvent coûter cher à votre entreprise, surtout si les informations piratées contiennent des données stratégiques. C’est pour cette raison que la sécurisation des accès au logiciel de partage est un critère important notamment lorsqu’il s’agit d’échange de fichiers en ligne.
Actuellement, la dématérialisation et les échanges de fichier en ligne constituent un atout précieux pour les entreprises. Il est nécessaire alors d’assurer la cybersécurité de vos documents. Pour cela, vous devez alors garantir que l’envoi et la réception de ces fichiers se fassent à travers un logiciel ou une plateforme spécialisée. Cela vous permettra non seulement de protéger vos précieuses informations, mais aussi de prévenir toute éventuelle perte de bénéfices.